年次有給休暇管理簿テンプレート（無料エクセル・PDF）

労働基準法施行規則第24条の7により、使用者は有給休暇を与えたとき、時季、日数、基準日を労働者ごとに明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成し、有給休暇を与えた期間中とその期間の満了後5年間保存しなければなりません。ただし経過措置により、当分の間は3年間とされています。

管理簿は労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することもできます（同規則第55条の2）。紙でもExcelでも、必要なときにすぐ出力できる形で管理していれば構いません。

管理簿には、少なくとも次の3項目を労働者ごとに記載します。

労働基準法第39条第7項により、年10日以上の有給休暇が付与される労働者には、基準日から1年以内に5日について、使用者が時季を指定して取得させる必要があります。労働者が自分で取得した日数や計画的付与の日数は、この5日から差し引けます。違反した場合は30万円以下の罰金の対象になります（第120条）。

テンプレートでは、基準日から1年の期間内に取得した日数を見て、5日に届いていない人を早めに把握できます。届きそうにない場合は、本人の意見を聴いたうえで時季を指定します。

入社日が人によって違う場合、基準日も人ごとに違います。全員の基準日を4月1日などにそろえる「斉一的取扱い」をしている会社は、その日を基準日として記入します。取得のたびに日付を記入し、月末か締め日に残日数を確認する流れにすると、記入漏れを防げます。